วันอาทิตย์ที่ 8 มกราคม พ.ศ. 2555

การสร้างจดหมายเวียนด้วย MS Office 2010


          ในการสร้างจดหมายเวียน เพื่อความสะดวกแนะนำให้สร้างโฟลเดอร์ขึ้นมาหนึ่งโฟลเดอร์เพื่อใช้เก็บไฟล์จดหมายเวียน โดยจะขอสรุปเป็นขั้นตอน ดังนี้
         
1. สร้างโฟลเดอร์ขึ้นมาหนึ่งโฟลเดอร์ ในที่นี้ให้ชื่อว่า “เชิญประชุม”
         
2. ภายในโฟลเดอร์ ประกอบด้วยไฟล์เอกสาร ๒ ไฟล์ คือ
                  
- ไฟล์เอกสารหลัก
                  
- ไฟล์รายชื่อ (แนะนำให้สร้างด้วยเวิร์ด)
          ลองมาดูวิธีทำกันโดยละเอียด
          1. สร้างโฟลเดอร์ขึ้นมา 1 โฟลเดอร์ เพื่อใช้เก็บไฟล์จดหมายเวียน (ในที่นี้ชื่อว่า “เชิญประชุม”)

          2. ภายในโฟลเดอร์สร้างไฟล์เอกสารขึ้นมา 2 ไฟล์ คือ
                  
- เอกสารหลัก ซึ่งก็คือไฟล์จดหมายเวียน (ในที่นี้ชื่อ “ว. 1ขอเชิญประชุม”)
                  
- เอกสารรายชื่อ (ในที่นี้ชื่อ “ชื่อผู้ปกครอง”)
 
  
          3. ไฟล์เอกสารหลัก อาจจะเป็นจดหมายเชิญประชุม หรืออื่นๆ ที่ต้องมีการใส่รายชื่อ ให้จัดรูปแบบให้เรียบร้อย เว้นที่ว่างไว้สำหรับใส่ชื่อ

 
          4. ไฟล์รายชื่อแนะนำให้สร้างด้วยเวิร์ด โดยสร้างในรูปแบบตาราง ใส่หัวตารางให้เรียบร้อย
ดังตัวอย่าง

 
          5. เปิดไฟล์เอกสารหลักขึ้นมา คลิกที่แท็บ
             “การส่งจดหมาย”
--> “เริ่มจดหมายเวียน” --> “ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน...”

 
          6. จะปรากฏแถบตัวช่วยขึ้นมาทางด้านขวา ด้านขวาล่างให้คลิกที่ “ถัดไป: กำลังเริ่มเอกสาร”

 
          7. คลิกที่ “ถัดไป: เลือกผู้รับ”

  
          8. คลิกที่ “เรียกดู...”


           9. เข้าไปในโฟลเดอร์จดหมายเวียนที่สร้างไว้ คลิกเลือกไฟล์รายชื่อ เสร็จแล้วคลิกปุ่ม “เปิด”

 
          10. จะแสดงหน้าต่าง “ผู้รับจดหมายเวียน” ขึ้นมา คลิกปุ่ม “ตกลง”


           11. ด้านล่างขวา คลิกที่ “ถัดไป: โปรดเขียนจดหมายของคุณ”


           12. ด้านบนขวา คลิกที่ “รายการเพิ่มเติม...”

 
          13. คลิกเลือกข้อมูลที่ต้องการแทรก แล้วคลิกที่ปุ่ม “แทรก”


           14. เมื่อแทรกข้อมูลครบแล้ว คลิกปุ่ม “ปิด”

 
          15. จะแสดงรูปแบบการแทรกให้ดู สามารถปรับระยะห่างระหว่างแต่ละข้อมูลได้ตามใจชอบ

 
          16. เมื่อปรับจนพอใจแล้ว ที่ด้านล่างขวา คลิกปุ่ม “ถัดไป: แสดงตัวอย่างจดหมายของคุณ”

 
          17. จะแสดงตัวอย่างการแทรกข้อมูลให้ดู
 
          18. ด้านล่างขวา คลิกปุ่ม “ถัดไป: ทำการผสานให้เสร็จสมบูรณ์”

 
          19. ที่ริบบอนด้านบน ส่วนที่ล้อมกรอบไว้ คือปุ่มสำหรับเลื่อนไปดูข้อมูลแต่ละคน
ซึ่งเมื่อคลิกปุ่มซ้าย
-ขวา รายชื่อ (ตรงส่วนที่แทรกในกรอบข้อ 17) จะเปลี่ยนไปตามที่คลิก
 
          20. ถ้าต้องการพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ ให้คลิกที่ริบบอน
“การส่งจดหมาย” --> “เสร็จสิ้นและผสาน” --> “พิมพ์เอกสาร”


 
          21. จะแสดงหน้าต่าง “ผสานไปยังเครื่องพิมพ์” ซึ่งสามารถเลือกได้ว่า
                  
- ทั้งหมด                   คือ พิมพ์ทั้งหมดตามรายชื่อที่มี
                  
- ระเบียนปัจจุบัน         คือ พิมพ์เฉพาะหน้าที่แสดงอยู่บนหน้าจอเดสก์ท็อปเท่านั้น
                  
- จาก...ถึง...              คือ เลือกรายชื่อที่ต้องการพิมพ์เอง


          22. กรณีที่ปิดเอกสารไปแล้ว เมื่อเปิดขึ้นมาในครั้งต่อไป จะแสดงหน้าต่างถาม ดังภาพ
ให้คลิกปุ่ม “ใช่”

 
          23. และในกรณีที่คัดลอกโฟลเดอร์ของจดหมายเวียน (เป็นเหตุผลที่ว่าทำไมต้อง
สร้างโฟลเดอร์เอาไว้ใส่ไฟล์จดหมายเวียน) ไปเปิดในคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น เพื่อสั่งพิมพ์
เอกสารทางเครื่องพิมพ์ จะแสดงหน้าต่างถามหาไฟล์รายชื่อ ก็ให้คลิกปุ่ม “ค้นหาแหล่งข้อมูล...”

 
          24. ให้เข้าไปในโฟลเดอร์จดหมายเวียน (ก็คือโฟลเดอร์เดียวกับไฟล์เอกสารหลักที่เปิดอยู่) 
คลิกเลือกไฟล์รายชื่อ แล้วคลิกปุ่ม “เปิด”

 
          ก็จบขั้นตอนการสร้างจดหมายเวียนเพียงเท่านี้ นับว่าเสร็จสมบูรณ์สักทีนะครับ
ตั้งแต่บทความเรื่อง "การสร้างจดหมายเวียนด้วย MS Office 2007" ซึ่งได้แต่เกริ่นนำไว้เฉยๆ
ไม่ได้เขียนต่อให้เสร็จสมบูรณ์เพราะเหตุปัจจัยหลายๆอย่าง ไม่ว่าจะเป็น ระบบการเขียนบทความ
(ที่ตอนนั้นยังทำได้ยาก), อินเตอร์เน็ตที่ช้ามาก(ตอนนี้ก็ยังช้าอยู่ สำหรับความเร็วที่คนอื่นเขา
ใช้ 10Mb/s กันแล้ว แต่ผมยังต้องดาวน์โหลดไฟล์ขนาดแค่ 3 Mb โดยใช้เวลาตั้ง 5 นาทีอยู่เลย)
ยังไงก็ขอขอบคุณปัจจัยแวดล้อมทุกอย่างที่สนับสนุนให่มีโอกาสเขียนบทความสำหรับผู้ไม่รู้
และต้องการศึกษานะครับ รอติดตามกันต่อไปนะครับ กำลังคิดว่าจะเขียนบทความเกี่ยวกับ
การใช้โปรแกรมฟรีแวร์ต่างๆ ที่สามารถนำมาใช้แทนโปรแกรมประจำของเราได้ สวัสดีครับ!

1 ความคิดเห็น:

Anublansisat กล่าวว่า...

ขอบตุณครับ